Få mere ud af Office
Microsofts nyeste Office-pakke kan meget mere end det basale: Her er 50 nyttige tips.
Hvad enten du har købt programmerne enkeltvis, som en komplet Office 2013-pakke eller har tegnet abonnement på Office 365, er der en masse fikse funktioner ud over de basale i denne omfattende programsuite.
Her får du derfor 50 nyttige tips til Word, Excel, PowerPoint og Outlook, som giver dig ekstra udbytte af programmerne – lige fra skræddersyning af brugerfladen til at lægge online-videoklip direkte ind i dokumenter.
Vi fokuserer overvejende på de nye funktioner i Office 2013 (selv om flere af tipsene virker i ældre Office-pakker). Der er både enkle tips og idéer til mere erfarne Office-brugere.
Generelle tips
1. Send Office 2013 til andre pc’er
Brug dit Microsoft-ID til at sende kopier af dine Office-programmer til andre Windows 7- eller 8-pc’er.
2. Tilpas baggrund
Du kan tilpasse baggrundsgrafikken og dens farver i Office-programmerne: Filer > Generelt – og foretag ændringer under ”Office-baggrund” og ”Office-tema”.
3. Gem i SkyDrive
Office 2013 gør fuldt brug af din Microsoft SkyDrive-konto, og du kan gemme dine filer i Skyen, så du får adgang fra alle computere.
4. Brug Flickr- og Facebook-billeder
Træk billeder ind i dokumenter direkte fra de sociale tjenester Flickr eller Facebook ved at vælge ”Onlinebilleder” under fanen ”Indsæt”.
5. Nyt udseende og tema
Få adgang til din kontoside under fanen Filer. På siden finder du et bredt udvalg af muligheder for at ændre baggrund og tema helt efter din smag.
6. Zoom med fingrene
Hvis du bruger Office på en tablet eller en bærbar med touchskærm kan du zoome ind og ud med to fingre, præcis ligesom du gør på en smartphone.
7. Fjern et ekstra skærmbillede
Ny er den ekstra skærm (Backstage), som dukker op, når du vil gemme. Slip for den ved at sætte flueben ”Vis ikke Backstage ...” under Filer > Indstillinger > Gem.
8. Uden om startskærmen
Når Office 2013- programmer starter, viser de automatisk Startskærmen. Slip for den ved at fjerne fluebenet i ”Vis Startskærmen …” under Filer > Indstillinger.
9. Skype gratis til telefoner
Hvis du har abonnement på Office 365, får du 60 minutters Skype-kredit hver måned. Så kan du ringe gratis fra Skype til almindelige telefoner. Værd at udnytte!
10. Flere Office-pakker på samme pc
Hvis du har en ældre version af Office, kan du benytte den sideløbende med Office 2013, hvis du ønsker det. Det gælder dog ikke Outlook.
Word-tips
11. Læs det nemmere
Words nydesignede Læsetilstand (se under fanen Vis) gør det nemmere at kigge dokumenter igennem, og den understøtter touchskærme.
12. Indsæt videoer i dokumenter
Du kan faktisk indsætte online-videoklip fra YouTube og andre kilder direkte i dine Word-dokumenter. Brug den nye knap “Onlinevideo” under fanen Indsæt.
13. Definer ord
Er du i tvivl om betydningen, hvis du for eksempel skriver på engelsk? Højreklik på et ord, og vælg “Definer”, så kan du vælge en ordbog og se ordets betydning.
14. Svar på kommentarer
Ved at højreklikke kan du svare på alle kommentarer, som er tilføjet dit dokument af for eksempel kolleger. Og du kan markere, at kommentarerne er udført.
15. Mal farverige tabelkanter
Du har flere muligheder for at arbejde med tabelkanterne i Word 2013. Prøv en tilføjelse som ”Tabelpensel” (til at kopiere kantformater). Du finder den under fanen ”Design”, når du opretter en tabel.
16. Rediger pdf’er
Der er kommet nye muligheder for at redigere pdf’er i Word 2013. Og dine dokumenter kan gemmes som enten pdf’er eller docx-filer.
17. Nye standardindstillinger
Nye dokumenter bruger som standard skriften Calibri og dobbelt linjeafstand. Du kan ændre det ved at højreklikke på ikonet ”Normal” og vælge ”Indstillinger”.
18. Få filindhold vist
Træk og slip et billede, en pdf eller et andet Office-kompatibelt fil-ikon direkte ind i et Word-dokument, og du vil se hele dokumentet vist som et billede i Word-dokumentet.
19. Perfekt tekstomløb
Words tekstomløbs-muligheder kan nu findes ved at klikke på det ikon, som vises øverst til højre, når et billede er valgt.
20. Flyt rundt på listeindhold
Brug tasterne Alt + Skift og derefter pil-op og pil-ned for at omorganisere emnerne i en punktopstilling eller en nummeret liste.
Excel-tips
21. Hurtig udfyldning
Giv Excel 2013 nogle eksempler i toppen af en kolonne (for eksempel navne), så vil det kunne kopiere formateringen ned i de efterfølgende celler.
22. Tag et kig
Marker en gruppe celler, højreklik, og vælg ”Hurtig analyse” for at få et forslag til grafik, farver, procentberegning, rækkefølge mv.
23. Find genvejen
Tryk på tasten Alt. Over hver funktion i Båndet dukker der en genvejs-tast op. Tryk på den relevante tast for at aktivere funktionen.
24. Anbefalinger til diagrammer
Vælg knappen ”Anbefalede diagrammer” under fanen Indsæt for at få et udvalg af diagrammer, som Excel tror vil passe til din aktuelle opgave.
25. Det bedste diagram
Når du vælger et diagram, kan du i vinduet afprøve andre lignende diagrammer uden at skulle sætte dem ind i dokumentet.
26. Filtrer efter tidslinje
Med Excel 2013 kan du hurtigt lave et tidslinje-filter, som du kan bruge til alle datokolonner i en pivotabel eller et diagram. Du finder denne særlige funktion under ”Pivotabel”-menuen i fanen Indsæt.
27. Manuelle formler
Excel forsøger at færdiggøre dine formler automatisk, men du kan slå det fra under fanen Formler. Find fanen på denne måde: Filer > Indstillinger.
28. Åbner nye filer i nye vinduer
2013-udgaven af Excel åbner nu heldigvis, ligesom Word og PowerPoint, hver fil i et helt nyt vindue (og proces-linjevindue), så du nemmere kan arrangere alle dine Office-dokumenter på skærmen.
29. Sådan tilføjer du vandmærker
Du kan tilføje vandmærker til dine regneark, men de kan kun ses i visningen sidelayout. Indsæt et billede som sidehoved (Indsæt > Sidehoved og sidefod).
30. Hurtige og nemme beregninger
Du kan nu markere en gruppe celler og se den gennemsnitlige værdi, antallet af celler eller summen af alle værdier. Højreklik, vælg ”Hurtig analyse” og ”Totaler”.
PowerPoint-tips
31. Se præsentationen på to skærme
Den nye Præsentationsvisning til skærm nummer to giver dig langt større fleksibilitet – herunder mulighed for at zoome ind på specifikke punkter på en ny slide.
32. Indstil til widescreen-størrelse
Hvis din skærm kan vise 16:9-format, kan du med fordel også give dine slides dette format. Du gør det med knappen ”Slidestørrelse”, som du finder under fanen Design. Dermed udnytter du pladsen bedst og undgår mørke felter på begge sider af slidesene.
33. Brug af ruden formatér
Du åbner en ny Formatér-rude ved at højreklikke på et objekt på en slide og vælger ”Formatér figur”, og så får du i højre side vist alle de muligheder, der er med det pågældende objekt.
34. Få baggrundsmusik
Liv præsentationen op med et lydspor. Når lyden skal afspilles, finder du musikfilen, dobbeltklikker på den og vælger ”Afspil i baggrunden”.
35. Filtrer fotos
Indsæt ordet ”foto” i dialogboksen ”Online-billeder” for at filtrere tegninger og clip-art fra dine søgninger.
36. Eksporter som video
Vælg “Eksport” fra Filer for at gemme præsentationen som et MP4-klip med overgange og mediefiler.
37. Juster temaer
Du kan vælge slideshow-temaer fra fanen Design, men du kan også justere på farverne, skrifterne og effekter ved hjælp af boksen “Varianter”.
38. Tilpas fyld
Vælg to eller flere fyldfarver og vælg så ”Flet figurer” under fanen ”Formatér”. Derved kombineres fyldfarverne i en ny figur.
39. Vælg farver
Med Fyldfarvefunktionen i PowerPoint 2013 kan du benytte pipette-værktøjet til at kopiere en bestemt farve fra et sted til et andet.
40. Læg det online
Med web-versionen kan du lave din præsentation direkte på nettet, også med raffinementer som overgange og animationer.
Outlook-tips
41. Svar i læseruden
Du behøver ikke åbne en mail for at besvare. Svar direkte i læseruden.
42. Hurtig reaktion
Direkte i maillisten kan du slette (krydset), flage (flagikonet) og markere en meddelelse som ulæst (den blå bjælke til venstre).
43. Sociale kontakter
Du kan nu bruge Outlook til kombinere data fra Facebook, LinkedIn og andre kilder. I Personer klikker du på linket ”Opret forbindelse til et socialt netværk”.
44. Mindre er godt
Ser din indboks for rodet ud? Vælg Vis > Visning af meddelelser > Slået fra. Så ser du ikke noget af meddelelsens indhold i maillisten.
45. Mere kompakt
Outlooks komponenter (Mail, Kalender, Personer, Opgaver) fylder godt op i bunden. Få små ikoner med de tre prikker. Vælg ”Indstillinger for navigation”. Sæt flueben ud for ”Kompakt navigation”.
46. Tilpas søgemapper
Vælg Mappe > Ny søgemappe for at oprette en søgemappe, som opdaterer sig selv i takt med nye meddelelser ud fra kriterier.
47. Tjek links på forhånd
Tør du klikke på et link? Se linkets adresse ved at føre musen hen over det.
48. Filtrer mails
Benyt ”Filtrer mail”-knappen under Fanen Hjem for at sortere mails ud fra forskellige kriterier.
49. Gem udseendet
Du kan nemt gemme det design, du har valgt til Outlook: Vis > Skift visning > Gem aktuel visning.
50. Genskab opgavepanel
Få fat i det forsvundne Opgavepanel i Outlook 2013 ved at klikke på fanen Vis i komponenten Mail.