Kommuner og regioner kan spare tid og penge med standarder

Denne artikel er sponsoreret af

Hvert år indkøber den offentlige sektor varer og tjenesteydelser for ca. 300 milliarder kroner. Det svarer til ca. 14 procent af bruttonationalproduktet og udgør dermed en stor del af den offentlige økonomi. Dermed er der også et stort potentiale for at spare skattekroner ved at anvende standarder, som kan effektivisere udbudsprocessen.

”Standarderne opstiller en række generelle retningslinjer, som er med til at sikre, at der ikke opstår misforståelser eller forskellige fortolkninger mellem udbyder og tilbudsgiver,” fortæller Lone Alstrup, chefkonsulent i Dansk Standard, der er Danmarks nationale organisation for standardisering.

”Ved at henvise til standarder kan det offentlige spare tid og ressourcer, fordi de undgår at skulle forklare deres krav i detaljer. I stedet kan de henvise til en standard, som er anerkendt i markedet,” uddyber hun.

Udbudsloven lægger op til standarder

Der er intet lovkrav om, at kommuner og regioner skal anvende standarder, når de laver udbud. Men udbudsloven gør det muligt at referere til standarder.

”Jeg vil nærmest sige, at udbudsloven opfordrer til det, og det følger fint regeringens strategi om at øge brugen af internationale standarder ved offentlige udbud,” siger Lone Alstrup.

Men de færreste kommuner og regioner har tradition for at anvende standarder. Derfor har Dansk Standard iværksat et pilotprojekt, hvor Lone Alstrup og hendes kolleger besøger offentlige indkøbsafdelinger over hele landet for at klæde dem bedre på til at benytte standarder.

”Vi fortæller dem, hvad en standard er, og hjælper dem med at finde de allerede eksisterende standarder, der kan henvises til. På den måde forsøger vi at plante nogle frø og give medarbejderne indsigt i, hvilke fordele de selv kan høste ved at anvende standarder,” fortæller Lone Alstrup.

Vil gerne bruge flere standarder

Et af de steder, hun har været på besøg, er i Hvidovre Kommune, hvor Jens Vejgaard er indkøbschef.

”Vi må nok indrømme, at vi er en af de kommuner, der kunne blive bedre til at benytte standarder. Og personligt tror jeg, at det vil blive nemmere og mere gennemskueligt, hvis vi brugte flere standarder, både for os og for tilbudsgiverne,” konstaterer han.

Når det er muligt, anvender kommunen gerne standarder.

”Når vi køber stomi-produkter, findes der en konkret standard, vi kan henvise til, og når vi vil etablere en ny legeplads, er det helt naturligt at henvise til den gældende sikkerhedsstandard. Især i forhold til legetøj og legepladser er standarder med til at give borgerne en sikkerhed for, at det, vores børn leger med i børnehaven eller på byens legepladser, lever op til internationale sikkerhedskrav,” siger Jens Vejgaard.

Dansk Standard sidder klar til at hjælpe

Han oplever til gengæld, at det kan være en stopklods, hvis der ikke findes en specifik standard for det produkt eller den ydelse, der skal købes – eller hvis medarbejderne ikke kender til den.

Netop kendskabet til de eksisterende standarder, kan Dansk Standard hjælpe med.

”I mange tilfælde findes der faktisk standarder, men man skal selvfølgelig vide, at de findes. I andre tilfælde kan det være, at der ikke findes en standard for dørmåtter, men så findes der måske en for tekstiler eller gummiprodukter, som kan bruges. Netop det sidder vores konsulenter klar til at hjælpe med,” fortæller Lone Alstrup.

Standarder sikrer lige konkurrence

Uden standarder at henvise til, kan det være meget tidskrævende at lave udbudsmateriale, som skal specificere alle krav til det, der skal købes ind.

”Desuden er risikoen for subjektivitet højere, hvis indkøbere selv skal forfatte udbuddet fra bunden, fordi man nemt kommer til at beskrive et produkt eller en ydelse, man kender i forvejen. Med en standard bliver udbudsteksten objektiv,” siger Lone Alstrup.

”Man kan se, at udbuddene bliver mere effektive, og samtidig er sikkerheden for, at indkøbene lever op til kravene, større,” fastslår hun.

Samtidig hjælper standarder de virksomheder, der gerne vil give tilbud.

”Konkurrencen bliver mere lige, når kravene er objektive og dermed også mere ensartede fra kommune til kommune. En standard beskriver en række funktionskrav, som leverandørerne selv kan vælge, hvordan de vil indfri,” forklarer Lone Alstrup og understreger, at en af de helt store fordele ved at anvende flere standarder er, at det offentlige får strømlinet deres krav.

”Det kan effektivisere og spare tid både hos det offentlige og hos leverandørerne, som klart og tydeligt kan få et overblik over, hvilke krav de skal leve op til.”

Ud over besøgene hos kommuner og regioner har Dansk Standard udarbejdet en guide til, hvordan offentlige indkøbsafdelinger refererer til standarder ved udbud. Guiden kan hentes gratis på DS.dk: https://www.ds.dk/da/nyhedsarkiv/2017/8/konkret-hjaelp-til-udbud-efter-udbudsloven