Fem gode grunde til at digitalisere jeres bilagshåndtering
Engang skulle medarbejdere, som havde haft en udgift i forbindelse med sit arbejde, sørge for at gemme bilaget. Efter endt arbejdsdag skulle det kopieres og udgiften registreres, hvorefter den blev puttet i en brun kuvert og afleveret i bogholderiets dueslag.
Hvis den proces lyder mere som nutid end datid, kan det være fordi, at du er ansat i en af de mange virksomheder, der fortsat har en manuel proces til at håndtere registrering og bogføring af udlæg og udgifter.
Der kan være mange årsager til at processen endnu ikke er blevet digitaliseret. Gevinsterne ved at have en digitaliseret og automatiseret proces er dog så betydelige, at det faktisk ikke kan betale sig at lade være. Vi tillader os derfor at komme med fem gode grunde til at få digitaliseret og automatiseret jeres bilagshåndtering med en cloudbaseret SaaS-løsning.
1. I skal ikke ofre bundlinjen
En af fordelene ved en cloudbaseret SaaS-løsning er, at de umiddelbare omkostninger ved at implementere løsningen er minimale. Det er naturligvis relativt, men ved traditionelle IT-projekter er vi ofte vant til, at investeringerne er ganske betydelige.
Vi vil endda gå så langt som til at sige, at I inden for en overskuelig fremtid vil kunne opleve en reel besparelse i forhold til jeres bilagshåndtering. I mange af de tilfælde hvor bilaget håndbæres, er det rent faktisk dyrere at håndtere bilaget, end selve det beløb som bilaget er på.
2. Det er ikke ressourcekrævende
Der er per definition altid opgaver, vi skal handle på. Men netop den her del af forretningen er et overraskende overskueligt projekt. I de fleste tilfælde kan I få jeres leverandør til at hjælpe til, hvis I ikke har ressourcerne internt. I realiteten skal I blot afklare med leverandøren, hvad det er for parametre der er vigtige for jer samt gennemgå flowet i løsningen og sikre, at det hele spiller, som I gerne vil have det til.
3. Mere meningsfuldt arbejde
En cloudbaseret SaaS-løsning vil give jer en mærkbar lettelse i forhold til administration, revision, gennemsigtighed og statistik. I vil også få adgang til realtidsdata og et løbende overblik over hvor mange medarbejdere, der har hvor meget til gode. Derudover undgår I også ubehagelige overraskelser, hvor medarbejdere kommer med en bunke rejseafregninger eller udgiftsbilag, som skulle være tjekket for flere måneder siden.
Optimering af de administrative processer omkring førnævnte gavner hele virksomheden; både i forhold til sparet tid, gladere medarbejdere og bedre styr på bilagets rejse. Der er tid at hente, penge at spare og glade medarbejdere, som nu har tid til mere meningsfulde opgaver.
4. Fremtidssikret dokumentation
Som nævnt opbevarer en hel del virksomheder stadig fysiske kvitteringer og bilag. Udover de åbenlyse ulemper som at teksten bliver utydelig, at de forsvinder nemt og fylder i arkivet, så er det snart heller ikke lovligt regnskabsmateriale. Men med en cloud-baseret SaaS-løsning kan I sikre, at I overholder kravet om digital opbevaring af bilag, når den nye bogføringslov er fuldt udrullet. Med andre ord er der altså ingen vej uden om – håndteringen af bilag skal digitaliseres på den ene eller anden måde fra d. 1. januar 2024. Du kan altså lige så godt komme i gang med at digitalisere bilagshåndteringen – hellere i dag end i morgen.
5. Lad eksperterne stå for jeres datasikkerhed
SaaS-løsninger kan rumme en stor mængde virksomheds- og personfølsomme data, og da de samtidig kan tilgås fra enhver enhed af rigtig mange brugere, kan de potentielt udgøre en sikkerhedsrisiko. Netop den udfordring er SaaS-leverandører udmærket klar over, og langt størstedelen har solide og stærke sikkerhedsforanstaltninger og et enormt stort fokus på datasikkerhed. De benytter sig ofte af sofistikerede og sikre cloud-infrastrukturer, der overvåges og kontrolleres døgnet rundt. I kan derfor med fordel udlicitere jeres virksomheds opgave med at sørge for det nødvendige niveau af sikkerhed.
