Bedre samarbejde i det virtuelle møderum

Acceleration af mobile møder

Flere og flere afholder møder direkte fra kontorstolen, med mulighed for at samle skærmbilleder fra alle mødedeltagere i én visning, og dermed opnå en fornemmelse af intimitet. Denne type videokonferencer har åbnet for afholdelser af langt flere ad hoc-møder, som er nødvendige, men også enormt tidskrævende at afholde fysisk.

Samme forhold gør sig gældende for den stadigt voksende mobile arbejdsstyrke, som i dag afholder audio- eller videokonferencemøder fra lufthavnen eller hotellet via en bærbar enhed. Kombinationen af den konstant forbedrede netværkskvalitet på trådløse netværk, og bedre og bedre kameraer og mikrofoner, vil fortsætte med at accelerere udviklingen inden for mobil mødeafholdelse.

For nylig inviterede Cisco til lancering af deres nyeste teknologier inden for ’collaboration’. To af værktøjerne, DX70 og DX80, er til skrivebordet, og de udnytter ny intelligent lyd-teknologi og HD-video.

Det tredje er et nyt mødelokale-værktøj, Collaboration Meeting Room (CRM), som er placeret i skyen.
“I dag er gode samarbejdsværktøjer ikke kun relevante for topledelsen,” forklarer John Hauge Petersen, der er chef for Cisco Collaboration-løsninger i Danmark.

“Moderne virksomheder har brug for gode samarbejdsværktøjer til at understøtte samarbejde mellem alle medarbejderne. Gode samarbejdsværktøjer er altså gået fra at være ’nice to have’ til ’must have’. Fremtidens generationer vil i højere og højere grad kræve indsigt i, hvor, hvornår og hvordan arbejdet skal udføres. Derfor er en forretningsmæssig succes afhængig af godt samarbejde på tværs i virksomheden.”

Samler flere teknologier

John Hauge Petersen fortæller, at mange skriveborde i dag er overfyldte med forskellige teknologier til specifikke opgaver. Eksempelvis ”voice-only”-telefoner og webkameraer.

Men det er både dyrt og kompliceret for virksomhederne at have mange forskellige teknologier til specifikke opgaver.

“Formålet med vores to Android-baserede løsninger, DX70 og DX80, er at løse nogle af de udfordringer. Begge løsninger bruger intelligent Proximity-teknologi, der giver brugerne mulighed for at synkronisere deres mobiltelefoner, så de får adgang til opkalds-historik og kontakter samt har mulighed for at viderestille opkald, der er i gang.

Derudover er DX80 også udstyret med den nye Intelligent Audio-funktion, som sikrer, at det, du ser, også er det, du hører.”

Det private mødelokale ligger i skyen'

Collaboration Meeting Room er Ciscos virtuelle mødelokaler, der kombinerer styrken af ’telepresence’ med styrken og fleksibiliteten ved WebEx.

“CMR giver alle brugere deres personlige og private mødelokale i skyen. Mødelokalerne giver mulighed for at være vært for møder, hvor deltagerne kan deltage fra alle slags enheder – altså både fra Cisco, men også andre typer enheder, eksempelvis Microsoft Lync,” siger John Hauge Petersen.
Derudover skulle Cisco Collaboration Meeting Room have plads til flere brugere på samme tid end nogen andre virksomhedsorienterede løsninger på markedet.

Ifølge Ciscos statistikker er mere end 93 pct. af mødelokaler på globalt plan ikke udstyret med video i høj kvalitet.

Box – virksomhedernes Dropbox

Tjensten Box er et enklere og mere sikkert alternativ til for eksempel Dropbox, når virksomheder skal dele på tværs af tidszoner og landegrænser. Kunderne synes i hvert fald at være tilfredse med mulighederne.

BYOD og ’consumerization’ har længe givet hovedbrud i it-afdelingen. Men måske vil hovedpinen lette en smule med introduktionen af Box, der ifølge virksomheden selv udgør et mere sikkert alternativ til synkroniseringstjenesten Dropbox.

Selvom virksomheden og løsningen er cirka otte år gammel, er Box først for nylig blevet introduceret til det danske marked. Missionen er, at ”gøre virksomheder af enhver størrelse mere produktive, konkurrencedygtige og bedre til at samarbejde ved at forbinde mennesker og deres vigtigste oplysninger.”

Ifølge Box kan indhold deles sikkert, og det er nemt at få adgang til via iOS, Android og Windows Phone-programmer, ligesom det er udvidet til partnerprogrammer som for eksempel Google Apps, NetSuite og Salesforce.

Forenkling af arbejdsgange

For nylig underskrev Box kontrakt med MT Højgaard, som har specialiseret sig i entreprenørarbejde, infrastruktur og installation af offshore-fundamenter til havvindmølle-byggeri. MT Højgaard havde brug for en samarbejdsløsning til de ansatte, som er spredt over mange steder.

Virksomheden implementerede Box for at forenkle adgangen på mobile enheder, og muliggøre informationsdeling mellem kollegerne og med eksterne samarbejdspartnere. Enkelhed, integration og tilslutningsmuligheder var de vigtigste faktorer i MT Højgaards beslutning om at implementere Box, fortæller Morten Lykke Jensen, Enterprise Architecture Manager hos MT Højgaard.

”Box løser problemet med at dele oplysninger med vores eksterne parter og gøre vores filer og projekter tilgængelige på enhver medarbejderenhed. Det har virkeligt øget samarbejdet i hele vores virksomhed. Vi er meget imponerede over, hvor nemt det var for vores medarbejdere at begynde at bruge Box, samtidig med at den overordnede kontrol forbliver hos it-teamet.”

Internationalt samarbejde

Udover MT Højgaard har Box også for nylig skrevet kontrakt med virksomheden SteelSeries, som producerer professionel spilhardware. SteelSeries har hovedsæde i København, men har også kontorer i flere byer rundt om i verden. Virksomheden havde brug for en fælles platform til lagring og deling af store filer på tværs af flere regioner. Man ledte også efter en metode til at gøre det nemt for medarbejderne at synkronisere videoer, 3D-tegninger og præsentationer til deres stationære computere, så de kunne få adgang til dem offline.

”Box opfylder vores behov perfekt: Det er en skalérbar løsning, der har en fremragende ydeevne og giver vigtig global tilgængelighed,” siger Rune Berendtsen, CIO hos SteelSeries.

”Det har hjulpet os til at decentralisere administrationen og give de enkelte teams flere beføjelser. Vi kan nu give adgang til oplysninger på en effektiv og kontrolleret og måde.”

Dobbeltkryptering af data

Hos Box selv forklarer David Quantrell, Senior Vice President, at Box udgør et mere sikkert virksomhedsalternativ til eksempelvis consumer-produktet Dropbox.

”For det første skyldes det den underliggende teknologi. Vi dobbeltkrypterer data, hvilket vil sige, at vi både krypterer krypteringsnøglen, og at vi krypterer ’Data in Rest’ og ’Data in Motion’. Engang handlede netværkssikkerhed om at definere en virksomheds perimeter og så beskytte den. I dag handler det om at udvikle teknologier, der kan hjælpe virksomheder med at skabe en virtuel perimetersikkerhed. Det mener vi, at Box kan,” slutter David Quantrell.

Box Notes

Box Notes er til alle brugere af iPhone- og iPad, og er udviklet til møder, brainstorming, dagsordener og teamstatusopdateringer. Box Notes er en del af Box, så det indeholder den samme sikkerhed, kryptering og delingstilladelser, som findes på Box-platformen. De noter, du tager, ligger sammen med de præsentationer, regneark, billeder og andre dokumenter, som du allerede opbevarer i Box.

Du har alt samlet ét centralt sted, hvorfra du kan styre dine projekter, teams eller konti. Noterne er automatisk tilgængelige for medarbejdere med tilknytning til mappen, så der er ingen grund til at dele hver enkelt note med de personer, der har behov for det.