På møderne talte ledelsen om udbud – men ingen opdagede regelbruddene

Det var sket flere gange, at den kommunale afdeling Natur og Vejservice i Aarhus Kommune havde brudt de lovpligtige udbudsregler.

Det stod klart, da Teknik og Miljøs indkøbsafdeling i december 2015 havde vurderet, om en række millionaftaler, som Natur og Vejservice havde indgået, var omfattet af udbudspligten.

Regelbruddet fandt sted, samtidig med at en intern styregruppe bestående af flere højtstående kommunale embedsmænd i en årrække har haft til formål at diskutere og fokusere på netop udbud af opgaver i Natur og Vejservice, viser en intern redegørelse, som JP Aarhus har fået aktindsigt i. Kommunen blev først bekendt med uregelmæssighederne, da Århus Stiftstidende søgte aktindsigt i en række dokumenter, der bl.a. viste, at den kommunale afdeling ikke havde sendt en aftale om indkøb af arbejdstøj fra firmaet Levins i udbud.

Indkøbsafdelingen vurderede, at Natur og Vejservice i mindst fem tilfælde ikke havde overholdt udbudsreglerne, der skal sikre, at kommunen får den bedst mulige pris på en opgave.

En anden af de aftaler, som skulle have været i udbud, var en opgave om levering af minitraktorer fra virksomheden SD Kjærsgaard. Også en række maskiner og reservedele fra virksomheden Hans Møller Vej- og Parkmaskiner var blevet købt og betalt af Natur og Vejservice, uden at opgaverne blev sendt i udbud.

Overvejer ændringer

Men selv om styregruppen har haft som opgave at diskutere udbud, har ingen opdaget uregelmæssigheder, forklarer flere af medlemmerne.

Et af dem er direktøren for Teknik og Miljø, Erik Jespersen. Han mener, at styregruppen har levet op til dens ansvar, og at det er naturligt, at gruppen ikke har kendt til bruddene på reglerne. Ifølge direktøren har styregruppen kun talt om driftsopgaver og afdelingens overordnede økonomi indtil i begyndelsen af 2016, hvor gruppen også begyndte at fokusere på indkøb i Natur og Vejservice.

Det kan dog snart blive ændret, forklarer Erik Jespersen.

»Med den viden vi sidder med i dag, vil vi bestemt vurdere, at hvis vi skal fortsætte med det setup, som vi har nu, så er det oplagt, at vi vil se på, om vi skal lave en anden styringsmæssig konstruktion for Natur og Vejservice, hvor der vil blive kigget på flere detaljer,« siger han.

Erik Jespersen vil afvente en revisionsundersøgelse om Center for Byens Anvendelse og Natur og Vejservice fra revisionsfirmaet Ernst & Young, før han beslutter, hvad der konkret skal ændres. Undersøgelsen forventes at ligge klar i slutningen af januar, og direktøren har endnu ikke afklaret, om den nuværende organisation med Center for Byens Anvendelse som bestiller og Natur og Vejservice som udfører af opgaver skal fortsætte.

Men direktøren er klar til at drøfte muligheden for at ændre i organisationen med Ernst & Young, siger han.

»Det ser ud til, at der er grundlag for at lave en mere detaljeret styring af entreprenørområdet. Det ville være mærkeligt at komme frem til en anden konklusion på baggrund af den viden, vi har lige nu, men vi er endnu lidt på mellemhånd,« siger han.

Møder med bortvist chef

Ud over Erik Jespersen har bl.a. den nu bortviste chef for Center for Byens Anvendelse Claus Pedersen, økonomichef i Teknik og Miljø Michael Johansson og den nuværende chef for Natur og Vejservice Rasmus Wieland været blandt de faste deltagere ved styregruppens møder.

Siden styregruppen blev oprettet i 2009, har den løbende holdt møder, og ved 5 af de i alt 21 møder, som gruppen har holdt, er der ikke blevet nedskrevet et referat med eventuelle beslutninger. I redegørelsen står der, at styregruppen har drøftet »overordnede forhold« i Natur og Vejservice, og at det primære fokus har været »håndteringen af udbud af driftsopgaver på det grønne område og vejområdet«.

Venstres medlem af teknisk udvalg i Aarhus, Gert Bjerregaard, undrer sig over, hvorfor styregruppen hidtil ifølge redegørelsen kun har beskæftiget sig med driftsopgaver.

»Jeg er meget forundret over, hvis styregruppen ikke har forholdt sig til andet end driften. Det er besynderligt, at man fralægger sig ansvaret nu, og derfor vil jeg opfordre rådmanden til at få nedsat nogle styregrupper, som har til ansvar også at følge de udbud, der skal være i fremtiden, så man har det hele og fulde overblik i stedet for, som det tilsyneladende er foregået, at man ikke har haft hånd i hanke med, hvad der er sket på området,« siger han.

Direktør Erik Jespersen mener, at det er naturligt, at styregruppen kun har forholdt sig til driftsopgaver.

»Styregruppen blev etableret som en slags ”programstyregruppe”, med baggrund i at byrådet (i 2006, red.) besluttede at konkurrenceudsætte driften af det grønne og det sorte område – altså veje og parker. I den forbindelse valgte man at sige, at en styregruppe skulle være med til at sikre, at Natur og Vejservice kunne håndtere den store opgave med konkurrenceudsættelse af driftsopgaver,« siger Erik Jespersen, som derfor mener, at styregruppen ikke kunne have opdaget uregelmæssighederne.

Snævert ansvarsområde

Professor ved Institut for Økonomi og Ledelse, Aalborg Universitet Anders Drejer mener, at styregruppen burde have sikret, at den kommunale afdeling også kiggede på anlægsopgaver og ikke blot driftsopgaver.

»Formelt set har styregruppen nok levet op til dens ansvar, fordi den kun har haft ansvaret for driftsopgaver. Men det er et spørgsmål om ord og et snævert ansvarsområde, for det fritager jo ikke dem, som har ledelsesansvaret, for, at de har en pligt til, at der også bliver kigget på anlægsopgaver. Det er tilfældigvis de samme mennesker,« siger han.

Anders Drejer mener, at ledelsen skulle have overvejet, om der kunne være behov for at have fokus på andre dele af Natur og Vejservices arbejdsområder end driften.

»De må have haft en fornemmelse af, at der nok også har været andre opgaver, som skulle løses. Det har de ansvaret for. Det er utroligt svært at komme udenom.«

Driftsopgaver undersøges

De manglende udbud er en del af baggrunden for, at revisionsfirmaet Ernst & Young er i færd med at undersøge Natur og Vejservice og Center for Byens Anvendelse i en sag om kritisabel forvaltning, der også efterforskes af Østjyllands Politi og har betydet, at den forhenværende topchef Claus Pedersen blev bortvist i december.

Siden har revisionsfirmaet udvidet undersøgelsen til nu at omfatte omkring 400 anlægssager, mens også en række driftsopgaver ifølge en intern redegørelse bliver undersøgt af Ernst & Young.

En del af de sager, som bliver kulegravet, er opgaver på vejområdet. Også påstande om fifleri med udbud bliver undersøgt. En tidligere medarbejder i Natur og Vejservice har fortalt revisionsfirmaet, at afdelingen kunstigt skulle have holdt prisen på fem anlægsopgaver under 300.000 kr., for derved at undgå at opgaverne skulle i udbud.