Mail fra rådhuset i V-højborg: »Projektet er IKKE journaliseret efter aftale med KPC og Borgmesteren«

Hernings borgmester Lars Krarup (V) er med egne ord en mand, der bruger meget tid på møder med folk, der gerne vil skabe udvikling i kommunen, og i slutningen af 2014 deltog han i et møde med KPC Byg, som forelagde et skitseprojekt til et byggeri i midtbyen.

Kommunens planchef Marius Reese deltog også i mødet. Efter mødet skrev han den 3. december 2014 en mail til en kollega på rådhuset om det projekt, han, borgmesteren og KPC Byg havde drøftet. I mailen hed det bl.a.:

»Projektet er IKKE journaliseret efter aftale med KPC og Borgmesteren«.

Af Marius Reeses mail fremgik det desuden, at han samtidig fremsendte »projektmappen vedrørende Tinghuskarreen« – et område i Hernings centrum. Men, tilføjede han, »hvis materialet skal indgå i en sag, som behandles politisk, er jeg nødt til at oprette en sag og journalisere det. Så det gør jeg hermed.«

Mailen rejser ifølge en professor i forvaltningsret tvivl om, hvorvidt Herning Kommune overholder reglerne om journalisering. Det er ikke nødvendigvis tilfældet, mener eksperten, og sagen er ømtålelig for kommunen, fordi den kommer frem samtidig med en anden sag, som Jyllands-Posten afdækker torsdag.

I den sag har Herning Kommune fjernet dokumenter fra en sag om salg af en byggegrund, som kommunen solgte til godt 1,2 mio. kr. til en lokal erhvervsmand, selv om en ejendomsmægler for kommunen havde vurderet, at grunden på torvet midt i byen kunne sælges for 2,5 mio. kr.

Men kommunen erklærede ejendomsmægleren inhabil, fik en anden mægler til at vurdere grunden, og hans vurdering var 1,2 mio. kr. Der var kun en, som bød og fik grunden til 1.250.000 kr.

Hverken den første mæglers vurdering eller beslutningen om at erklære ham inhabil er journaliseret i kommunen, hvilket er i lodret strid med reglerne, fastslår forvaltningsretseksperter.

Hernings borgmester Lars Krarup erkender, at materialet burde have været lagt på sagen, men han kan ikke forklare, hvorfor det ikke er blevet journaliseret.

Men i den anden ejendomssag – den, som mailen fra planchefen handler om – melder borgmesteren hus forbi og siger, at kommunens generelle journaliseringspraksis er ganske efter bogen.

»Jeg har på intet tidspunkt bedt om, at noget ikke skulle journaliseres,« siger han og afviser, at han har handlet i strid med loven.

Planchef Marius Reese har i tre omgange i mails til Jyllands-Posten beskrevet, hvordan sagen hænger sammen.

Han har kigget i sagen og er nået frem til, at der var tale om et møde, hvor man med KPC Byg drøftede skitser til et byggeris omfang og placering i Tinghuskarreen.

KPC fremviste nogle ideskitser, som blev drøftet på mødet. Konklusionen på mødet var, at projektet var meget omfattende og ikke muligt at gennemføre på daværende tidspunkt, og derfor »blev det aftalt, at ideskitserne ikke skulle gøres til genstand for egentlig myndighedsbehandling,« skriver Marius Reese.

»Det aftaltes derfor, at skitsemappen ikke skulle journaliseres, fordi der ikke skulle arbejdes videre med projektideerne på daværende tidspunkt, hvilket er normal procedure,« skriver Marius Reese og tilføjer, at proceduren gør det muligt for projektudviklere at forelægge projektideer for politikerne eller embedsmændene på rådhuset for at få en fornemmelse af, om tingene kan realiseres.

Og hvis en idé ikke viser sig at være realiserbar, tager projektudviklerne ideen med sig hjem igen, skriver planchefen.

Jyllands-Posten har over flere dage spurgt ind til, hvem parterne, der henvises til, er, og i en ny mail skriver planchefen onsdag, at det er projektudviklerne, borgmesteren og ham selv.

Og så kommer han – otte dage efter sin første mail – med nye oplysninger, hvor han påtager sig ansvaret for fejlagtigt at have givet borgmester Lars Krarup et medansvar for, at sagen ikke blev journaliseret.

Som planchefen husker mødet, var der »en forståelse hos udvikleren af, at den projektidé, som blev forelagt for borgmesteren og jeg, ikke på daværende tidspunkt var i tråd med kommunens planlægning«.

»Som jeg husker det, spørger jeg på den baggrund i slutningen af mødet, om vi skal oprette en sag, hvortil udvikleren svarer, at det er der ikke grund til på nuværende tidspunkt. I min mail af 3.12.2014 får jeg det desværre formuleret sådan, at der efter aftale med KPC og Borgmesteren ikke skal journaliseres noget. Men det er udvikleren, der ikke ønsker, at der oprettes en sag,« skriver Marius Reese.

I et notat, som Herning Kommune samme dag, altså onsdag i denne uge, har sendt til Jyllands-Posten, understreges ligeledes, at »borgmesteren ikke har givet ordre til planchefen eller andre om ikke at journalisere. Hverken i denne eller andre sager.«

I notatet gentages planchefens tidligere oplysninger om, at det projekt, som blev drøftet, var et helt andet projekt end det, som Jyllands-Posten har fået aktindsigt i. Avisen har fået aktindsigt i dokumenter om den gamle retsbygning, og mailen med oplysningen om, at sagen efter aftale med bl.a. borgmesteren ikke skulle journaliseres, var blandt de dokmenter, som avisen fik udleveret.

At noget af materialet således alligevel var journaliseret, men i en anden sag, om retsbygningen, forklarer kommunen med, at der i sagen med Tinghuskarreen var en mulig indretning af parkeringsarealet, som kunne bruges i forbindelse med området ved retsbygningen.

Efter forhandlinger med statens ejendomsselskab Freja overtog kommunen som omtalt i Jyllands-Posten torsdag retsbygningen og gav den videre til en lokal erhvervsmand. Erhvervsmanden forpligtede sig til at rive halvdelen af bygningen ned for at etablere parkeringspladser, som kommunen købte for 4,7 mio. kr.

Borgmester Lars Krarup afviser, at kommunen generelt bryder reglerne om journalisering og forklarer, at dokumenter, der indgår i en sagsbehandling, journaliseres.

»Drøftelserne vedrørende en grund, hvor der dengang og i dag ligger en politistation i anvendelse, indgik ikke i en sag. Der har alene været en uformel drøftelse med en lokal developer om hans idé. Der har ikke været en administrativ sagsbehandling, og der er derfor efter en konkret vurdering af Herning Kommunes planchef ikke foretaget journalisering,« skriver Lars Krarup i et skriftligt svar.

Samtidig forklarer kommunen i et notat om sin generelle praksis, at når en part har fremlagt sine ideer, skitser og overvejelser på et møde, bliver parten vejledt om, hvordan projektideerne vurderes umiddelbart i forhold til kommunens planlægning.

»Om et sådant møde medfører egentlig sagsbehandling, afhænger af den part, der har projektideen. Ofte tager vedkommende sin idé ”med hjem” til yderligere overvejelse. Andre gange igangsættes en egentlig sagsbehandling. Planafdelingen journaliserer ikke notorisk alle dokumenter, der fremlægges i sådanne ideudviklings- og vejledningsmøder. Ofte er kommunen ikke i besiddelse af dokumenterne, men får dem blot fremvist på mødet. Der foretages altid en konkret vurdering, og det afklares med den, der henvender sig, om ”der er en sag” eller ej,« hedder det i kommunens notat til Jyllands-Posten.

Michael Gøtze, professor i forvaltningsret ved Københavns Universitet, har læst notatet, herunder borgmesterens svar på journaliseringspraksis, og han føler sig ikke overbevist om, at kommunen følger reglerne.

»Det kan diskuteres, om kommunens praksis overholder reglerne om journalisering,« siger Michael Gøtze og understreger, at en kommune ikke bare kan aftale med en anden part, at noget ikke skal journaliseres.

»Det er regler, som skal overholdes, uanset om man har lyst til det eller ej. Kommunen trækker efter min vurdering argumentet om, at noget er en skitse og derfor generelt ikke skal journalisere, ret langt. Journalisering er en slags dagbog, som også kan gælde for f.eks. møder, som er på idéniveauet. Hvis man ikke journaliserer, der det svært at holde snor i, hvad der foregår,« siger Michael Gøtze.