Sådan lærer du at komme til tiden

Er "undskyld forsinkelsen" dit faste mantra, hver gang du møder på arbejde, har en aftale med vennerne eller skal hente ungerne i skole?

Så er du formentlig tidsoptimist. En spontan og velmenende person, der typisk går i gang med arbejdsopgaverne tæt på deadline og generelt lever efter devisen: "Det når jeg nok".

Eksemplerne er mange, men hvordan lærer man som tidsoptimist at overholde sine aftaler og komme til tiden? To eksperter i tid og planlægning giver her deres bud.

1) Tag tid på dig selv

- Et meget simpelt arbejdsværktøj er at lave en to do-liste, hvor man skriver de ting ned, som man skal nå i løbet af dagen, foreslår Trine Kolding, der underviser i personlig planlægning og blandt andet har skrevet bogen "Kend din tidstype og få styr på planlægningen."

Det næste skridt handler herefter om at estimere, hvor lang tid de forskellige opgaver og aftaler vil tage, og så sammenligne med, hvor længe man faktisk brugte på dem i virkeligheden.

- Dermed bliver det meget konkret, om man har haft en for optimistisk tilgang til sine opgaver, og det kan være en øjenåbner for rigtig mange – især tidsoptimisterne, forklarer Trine Kolding.

2) Undgå at fylde hele dagen ud

Et andet råd er ifølge hende at undgå en tætpakket kalender og i stedet kun gøre plads til de vigtigste opgaver og aftaler - plus tid til at udføre dem.

- Tidsoptimisten glemmer ofte, at ting tager tid, så man kan helt konkret øve sig på at være opmærksom på den buffertid, der er nødt til at være, for at dagen hænger sammen, forklarer Trine Kolding.

- Hvis man i en arbejdssammenhæng skal holde et møde, så vil tidsoptimister typisk ikke tage højde for det, der ligger rundt om mødet, som for eksempel forberedelse, opfølgning og transporttid til mødet. Det kan være en god idé at øve sig på.

3) Tænk i værste fald-scenarier

For tidsoptimister ville en god idé også være at tænke lidt mere i skrækscenarier, når de planlægger deres dagligdag. Det siger Dorthe Rindbo, som i lighed med Trine Kolding underviser i personlig effektivitet og er forfatter til en bog og flere blogindlæg om emnet.

- Tidsoptimisten tænker typisk ud fra, hvor lang tid tingene vil tage, hvis alt går godt, men egentlig burde man øve sig på at gøre det modsatte – altså vurdere, hvor lang tid tingene vil tage, hvis alt går galt. Så tvinger man hjernen til at have en lidt mere realistisk tilgang til tidsestimering, siger Dorthe Rindbo.

4) Kend din planlægningsprocent

Der er samtidig lavet forskellige studier af, hvad folk bruger tid på i løbet af en arbejdsdag, og for de fleste danskere gælder det, at kun 60 procent af dagen kan planlægges på forhånd. Resten af tiden går med afbrydelser, ad hoc-opgaver og uforudsete ting, som måske skal laves her og nu.

- Tidsoptimistens udfordring er, at de typisk planlægger 200 procent og dermed aldrig har den tid, de tror, de har. Så det er vigtigt at kende sin planlægningsprocent og gerne regne den om i timer, så man præcis ved, hvor mange timer man reelt har til rådighed i løbet af en arbejdsdag, uddyber Dorthe Rindbo.

5) Bliv bevidst om din adfærd

Endelig kan det være gavnligt for tidsoptimisterne at opdage, hvordan omgivelserne ser på deres forhold til tiden.

- Der er faktisk mange tidsoptimister, som bliver overraskede over, hvordan deres adfærd påvirker andre mennesker. Det gælder for eksempel lederne på et arbejde, fordi de typisk tænker, at de selv er meget fleksible og omstillingsparate, og så kan de godt opfatte de andre typer lidt som nogle stivstikkere, siger Trine Kolding.

- Så det kan være en stor øjenåbner for tidsoptimister at opdage, at de faktisk kan stresse andre tidstyper med deres adfærd.

/ritzau fokus/