Det offentlige har fået mere fleksible udbudsregler – de bruges sjældent

Den offentlige sektor køber hvert år ind for 300 mia. kr., og i årevis har offentlige indkøbere i kommuner, regioner og staten efterlyst mere fleksible og såkaldte dialogbaserede udbudsregler. De bedste tilbud handler både om pris og kvalitet – og især om, at tilbuddene er skræddersyet til det, det offentlige rent faktisk har brug for.

Med den nye udbudslov blev der skabt klare regler for, hvordan virksomheder og det offentlige kan indgå en dialog i forbindelse med et udbud.

Nu kan man frit anvende fleksible udbudsformer som ”konkurrencepræget dialog”, ”udbud med forhandling” og ”innovationspartnerskab”.

De fleksible udbudsformer er især hensigtsmæssige, når der ikke er tale om hyldevarer som f.eks. printerpapir, en blyant eller en liter mælk. Indkøb af komplekse it-systemer er et sted, hvor de nye regler kan skabe stor værdi og sikre, at pengene ikke bruges forkert.

En tidlig dialog med de private leverandører kan eksempelvis bruges til at kvalificere kravspecifikationerne.

Øget dialog giver også de offentlige indkøbere mulighed for at stille spørgsmål til eksempelvis, hvordan virksomhederne vil sikre, at tidsplanerne overholdes. Det kan være med til at forebygge fordyrende forsinkelser. Det er blot to eksempler på, hvor fornyelserne i udbudsloven kan skabe værdi.

Det havde været naturligt, at det offentlige gjorde god brug af de nye muligheder, som de så længe har efterspurgt. Det er imidlertid ikke tilfældet. En ny analyse fra Dansk Erhverv viser, at af samtlige 4181 offentlige udbud i 2017 har de offentlige indkøbere brugt en af de tre fleksible udbudsformer 269 gange.

Det svarer til 6,4 pct. af alle udbud. Det offentlige hænger altså stadig fast i de gamle udbudsformer.

Hos rådgivningsvirksomheden Deloitte, der leverer kompleks rådgivning til den offentlige sektor, ser man et stort potentiale i de fleksible udbudsformer.

»Det kan være meget svært på forhånd at specificere helt konkret, hvad behovet er. Dialog giver mulighed for en langt mere målrettet rådgivning og leverance, og det nedbringer transaktionsomkostningerne på begge sider.

Desuden oplever vi i flere og flere projekter, at en mere agil tilgang baseret på co-creation virkelig giver værdi og skaber nye løsninger,« siger Ulrik Bro Müller, der er partner i Deloitte.

Deloitte oplever, at samarbejdet med de offentlige indkøbere glider bedre, når der er dialog allerede i udbudsprocessen, så virksomheden kan få en forståelse af behovet hos indkøberne og konteksten omkring opgaven og på den baggrund tilbyde de mest målrettede løsninger.

Behovene hos indkøberen fremstår ikke altid klart i et juridisk udbudsdokument, og opgaven bliver ikke nemmere, hvis man så ikke kan tale med indkøberen undervejs.

Det er netop de udfordringer, som de nye udbudsregler blev etableret til at håndtere.

I fremtidssikringen af vores fælles velfærd opfordrer vi fra erhvervslivets side de offentlige indkøbere til at udnytte de muligheder, som de fleksible udbudsformer giver dem. Det vil være til gavn for det offentlige, de private virksomheder, samfundet og ikke mindst borgerne.