*

Meet and More

Guide: Sådan holder du en vellykket konference

Konferencer skal handle om deltageren, ikke om afsenderen, mener retoriker Karen Bendix Terp, der rådgiver virksomheder i at arrangere konferencer. Skab en rød tråd, gør det vedkommende for deltagerne og efterlad dem med en god oplevelse, lyder de vigtigste råd.

Ture ud af konferencesalen med særlige oplevelser, der passer til konferencens indhold, kan være en god måde at involvere deltagerne på, mener retoriker Karen Bendix Terp. Af samme årsag har både Vestas og Dong fået øjnene op for Esbjerg, som er energimetropol og dermed godt match til deres møder og konferencer.
Artiklen er leveret af

Konferencen skal handle om deltagerne.

Noget af det, der kendetegner en succesfuld konference, er, hvis man som deltager føler, at det hele handler om en selv. Det skal være vedkommende og ramme lige ind i deltagerens liv. Det mener Karen Bendix Terp, der er ansat i firmaet Rhetorica, som blandt andet rådgiver virksomheder i at arrangere konferencer.

”Hvis konferencen er meget afsenderfokuseret og ligefrem tenderende til et salgsarrangement, så står deltagerne af. Det er meget mere elegant, hvis man kan få lavet en konference, hvor man ser deltagerne som sine gæster og italesætter nogle af de ting, man ved, interesserer dem,” siger Karen Bendix Terp.

Det kan blandt andet gøres ved at invitere oplægsholdere, som har fokus på at gøre det modtagerrelevant.

Skab en rød tråd

En anden vigtig pointe er, at der skal være en rød tråd gennem konferencen, så den står som en helhedsoplevelse. Det gælder både i forhold til, hvordan konferencen sættes i gang, hvordan den afsluttes, og hvordan den bliver kædet sammen. Her spiller moderatoren en afgørende rolle i forhold til at få skabt den røde tråd og oplevelsesdimensionen, mener Karen Bendix Terp:

”Moderatoren kæder tingene sammen, får dem til at give mening ved at opsummere vigtige pointer og tager på den måde deltagerne i hånden og hjælper dem gennem konferencen. Som deltager skal man nærmest tænke, at man får fortalt en historie, hvor det hele hænger sammen.”

Faciliteterne spiller også en vigtig rolle i forhold til at skabe en rød tråd. Konferencens placering, omgivelserne, indholdet og maden. Det hele skal hænge sammen. Derfor er det også afgørende, at virksomheden har tænkt over, hvad det er for en følelse og stemning, man gerne vil have, deltagerne sidder tilbage med, mener Karen Bendix Terp.

”Når det hele hænger sammen, bliver det en oplevelse frem for bare en konference. Det gør det sjovere og efterlader et større indtryk hos deltageren.”

Inddrag deltagerne

Den traditionelle måde at afholde en konference på med lange indlæg og massive mængder envejskommunikation gør udbyttet lavt. Derimod kan ture ud af konferencesalen med særlige oplevelser, der er relateret til konferencens indhold, være en god måde at involvere deltagerne på. I det hele taget er det vigtigt, at virksomhederne tænker i at inddrage kursisterne, så de føler deres deltagelse har betydning.

”Som deltager skal man føle sig vigtig. Man skal føle, at det hele har noget med en selv at gøre,” mener Karen Bendix Terp. Her er et andet godt råd at inddrage interaktive elementer eller andre tekniske løsninger med spørgsmål og afstemninger undervejs, så man får deltagerens mening inddraget.

Det er også en god idé at bede deltagerne diskutere, hvordan de kan bruge oplægsholdernes pointer og gøre det omsætteligt til deres hverdag efterfølgende.

”Hvis man som deltager undervejs i konferencen skal omsætte indholdet ved at tage stilling til, hvad det kan få af betydning i ens liv, så får man som deltager noget andet med hjem. Noget som man rent faktisk har en chance for at huske og gøre brug af,” siger Karen Bendix Terp.

Tænk før, under og efter

En anden vigtig pointe er, at deltagerne skal opleve konferencen som et forløb.

”Tænk konferencen ud over selve dagen. Hvad skal deltagerne modtage før, under og efter? Det hjælper dem til at opnå en helhedsoplevelse,” siger Karen Bendix Terp, og forklarer, at det blandt andet kan gøres ved, at man som optakt til konferencen laver en spørgeskemaundersøgelse om konferencens indhold, så man som deltager i højere grad bliver sporet ind på konferencen.

Under konferencen kan man vise resultaterne af undersøgelsen, og efterfølgende kan man sende en artikel ud, som er med til at minde deltagerne om dagen og fungerer som en afrunding på forløbet.

Brug de sociale medier

Også sociale medier kan bruges til at aktivere deltagere før, under og efter konferencen.

Find frem til et hashtag, som du og deltagerne kan bruge. Fortæl deltagere og andre interesserede om hashtagget, og hvorfor de skal bruge det. Implementer det på konferencens website, evt. med et feed, så man kan se, at der faktisk er en samtale i gang, som man kan deltage i.

”Brug hashtagget i god tid før konferencen. Det kan også være et led i markedsføringen, hvor du i månederne op til konferencen fortæller om indhold og foredragsholdere,” siger Karen Bendix Terp og uddyber, at du også kan bruge programmet Storify til at samle tweets, statusopdateringer, billeder og links, som deltagerne lægger på nettet.

Følg
Jyllands-Posten
Annoncørbetalt indhold Meet and More

Provinsen haler ind på København i kampen om erhvervsturister

Det aktuelle boom i konferencer på dansk jord rammer nu også provinsen. De større byer uden for København venter i år et rekordstort antal deltagere i konferencer og møder. Dermed er byerne på vej ud af Københavns skygge.
Annoncørbetalt indhold Meet and More

Konferencer med et twist af teambuilding

Oplevelser siger mere end tusind ord. Og de fæstner sig også bedre i hukommelsen. Det mener flere turist-aktører i provinsen, der er gået sammen om at tilbyde konferencepakker med aktiviteter, som hiver kursisterne ud af konferencesalen, så de kan se og smage på lokalområdet.
Annoncørbetalt indhold Meet and More

Guide: Sådan holder du en vellykket konference

Konferencer skal handle om deltageren, ikke om afsenderen, mener retoriker Karen Bendix Terp, der rådgiver virksomheder i at arrangere konferencer. Skab en rød tråd, gør det vedkommende for deltagerne og efterlad dem med en god oplevelse, lyder de vigtigste råd.

Jyllands-Posten anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og målrette annoncer. Når du fortsætter med at bruge websitet, accepterer du samtidig brugen af cookies. Læs mere om vores brug her