<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Luk her
Direkte

Værd at vide omkring brug af system til sagsbehandling

Inden for mange brancher og arbejdsområder foregår behandling af sager i forskellige systemer. Det er programmer, som er skræddersyet og designet specifikt til det pågældende arbejdsområde. Det smarte ved at have et system til sagsbehandling er, at programmet er sat op til at matche procedurerne og arbejdsgangene, så det letter arbejdsopgaverne for medarbejderne.

Herunder kan du blive klogere på muligheder og udfordringer ved at have et system, der bruges til behandling af sager.

Hvilke fordele er der ved at bruge system til sagsbehandling?

Især inden for det offentlige, større virksomheder og organisationer er systemer til sagsbehandling en fast del af arbejdsgangene. Her bliver hver medarbejders arbejdsopgaver effektiviseret og systematiseret ved brug af systemerne.

Der er flere fordele ved at bruge et system til behandling af sager:

  1. Der sikres helhedsorientering i hver sag
  2. Der skabes en ensartet behandling af alle sager i hver afdeling/virksomhed på trods af, at der er flere medarbejdere, som sidder med hver deres sagsstamme
  3. For borgere og kunder er det med til at højne retssikkerheden
  4. Arbejdsprocedurerne lettes
  5. Minimering af manuelle fejl
  6. Arbejdsgangene effektiviseres.

I virksomheder og på forskellige afdelinger vil der typisk være flere medarbejdere, som behandler sager. De har hver deres personlige afsæt for arbejdet, og de vil som udgangspunkt have forskellige måder at arbejde på.

Når de alle gør brug af det samme system, sikres det, at hver sag bliver behandlet korrekt og i tro mod de overordnede retningslinjer, regler og love. Det gør det nemmere for hver medarbejder, at vedkommende har et program, der sørger for, at alle detaljer og delområder i hver sag er behandlet korrekt og efter forskrifterne. Derved mindskes risikoen for, at en del af sagen ikke bliver behandlet på grund af manuel fejl.

I dag bliver sager behandlet elektronisk. Al data bliver automatisk gemt i hver sag, der bliver samlet i en digital fil. Hvis der på et senere tidspunkt skulle være behov for at opnå aktindsigt, er det let for en medarbejder i afdelingen eller virksomheden at finde den pågældende sag frem i systemet.

Hvad er udfordringen ved at bruge et system til sagsbehandling?

Selvom det medfører betydningsfulde fordele at bruge et overordnet system til behandling af sager, er der også udfordringer, som skal tages hånd om.

Et system til sagsbehandling er programmeret til at matche den aktuelle virkelighed i forhold til behov, krav og regler.

Som det er velkendt indenfor enhver branche, er dagene omskiftelige, og virkeligheden kan hurtigt ændre sig. Dette stiller høje krav til opdateringerne i systemet, så medarbejdere hele tiden kan sagsbehandle ud fra de aktuelle retningslinjer og procedurer på et bestemt område.

Det er vigtigt, at systemerne opdateres, når der kommer ny lovgivning, eller når der stilles nye krav til behandling af personfølsomme oplysninger hos offentlige myndigheder eller hos private virksomheder.

I dag findes der skrappe krav til behandling af personfølsomme oplysninger. Dette gælder både indenfor den offentlige sektor og hos de private virksomheder.

Det er afgørende for borgernes retssikkerhed og for virksomhedernes praksisser, at hvert et system lever op til de skærpede forvaltningsmæssige krav og regler i forhold til datasikkerhed.

Hvordan er det muligt at behandle sager i et system?

I mange tilfælde vil medarbejdere arbejde på en PC, der er sat op til at håndtere sager på jobbet. Det er computere, som kun anvendes til erhverv. Det betyder, at medarbejdere kun med særlig tilladelse kan arbejde hjemmefra eller væk fra kontoret, når de behandler sager.

Det er afgørende for sikkerheden, at det ikke kun er selve systemet, der lever op til kravene fra Persondataloven og Forvaltningsloven. Alle enheder i virksomheden skal bruge et sikkert netværk, når der arbejdes i et system til sagsbehandling. I sagerne vil der mange gange stå oplysninger om CPR-numre, adresser, økonomiske forhold eller personlige beskrivelser, der kan bruges til at identificere bestemte mennesker.

Det er nogle af de mest professionelle og erfarne IT-virksomheder i landet, det står for at udvikle og vedligeholde systemer til sagsbehandling. De er godkendt til at løse opgaver, der handler om GDPR (der står for ”Generel Data Protection Regulation”). GDPR er den overordnede lov fra EU, som udstikker rammer og regler for, hvordan og i hvilket omfang fortrolige oplysninger må behandles i det offentlige og af private virksomheder.

Hvad kan et system til sagsbehandling spare af tid?

Det er både ud fra et praktisk og et økonomisk perspektiv, at det kan svare sig for mange virksomheder, institutioner og myndigheder at have et fælles sagsbehandlingssystem. Fremfor at skulle gennemgå hver enkelt sag for at sikre, at alle procedurer og delaspekter er overholdt, vil et system klare overblikket.

Det er ikke muligt for en medarbejder at lukke en sag, før alle procedurer er overholdt, tjekket af eller taget hånd om.

Dette betyder, at medarbejdere kan håndtere flere sager, og at de generelle sagsbehandlingstider kan minimeres, når der arbejdes ud fra det samme system i afdelingen.

Fra et økonomisk perspektiv har den besparede tid stor indflydelse. Hvis hver sag skulle behandles frit og uden et fælles system, ville det kræve op til dobbelt så mange medarbejdere for at nå samme effektivitet som med et system.

På den måde spares der væsentlige ressourcer samtidig med, at du som borger eller kunde kan være sikker på, at din sag bliver behandlet efter de gældende regler og lovgivningsmæssige rammer.  

Følg
Jyllands-Posten