AVC

Konferencebordet med i lommen

Mødet omkring konferencebordet afløses i stigende grad af video- og telekonferencer i takt med, at internationalisering, hjemmearbejdspladser og nye arbejdsformer gør det sværere at få mødekalenderne til at gå op.

Artiklen er leveret af

Den klassiske, danske kontorarbejdsplads gennemgår store forandringer i disse år. Flere og flere medarbejdere arbejder hjemmefra, på farten eller på tværs af geografiske afstande og landegrænser. Opbruddet har længe været en realitet, og det påvirker nu måden, vi kommunikerer med hinanden på, siger arbejdsmarkedsforskere.

"Ansigt-til-ansigt mødet vil fortsat spille en stor rolle, men elektroniske møder via Skype og videokonference, chat og lignende afløser en stor del af ansigt-til-ansigt møderne," siger Jeffrey Saunders, direktør hos Institut for Fremtidsforskning med speciale i nye arbejdsformer.

Brugen af kommunikationsteknologi er mere end blot et modelune; det er simpelthen blevet en nødvendighed for at imødekomme arbejdsmarkedets udvikling, understreger han.

"Vi ser et klart skifte mod nye organisationsformer. Arbejdsprocesserne er mere projektbaserede, og projektteams er midlertidige og løst sammensatte. Det medfører nogle komplekse udfordringer. Der er behov for at samarbejde mere intenst end tidligere, og konteksten for samarbejdet ændrer sig. Medarbejderne sidder på forskellige lokationer, nogle gange i forskellige lande, de arbejder på farten eller hjemmefra. Det sætter kommunikationen og kommunikationsteknologien under stort pres," siger Jeffrey Saunders.

Work Now afløser Workplace

Nøgleudfordringen består i at bygge bro mellem det stigende samarbejds- og kommunikationsbehov på den ene side, og på den anden den fragmentering af organisationen, der sker som følge af globalisering, digitalisering og øget mobilitet. Et studie har vist, at halvdelen af alle danske kontorpladser til enhver tid står tomme i virksomhederne, fordi medarbejderne er på farten eller arbejder hjemmefra. Det er et symptom på et større paradigmeskifte fra "workplace" til "work now", som vil få massiv indflydelse på, hvordan vi indretter arbejdspladserne og taler sammen i de kommende år, fortæller Jeffrey Saunders.

Allerede nu er de store møderum i tilbagegang i virksomhederne. De erstattes af mindre rum, hvor få medarbejdere kan holde en-til-en møder eller samles om en skærm til videokonferencer med kollegaer, der sidder andre steder eller arbejder hjemmefra.

"Udviklingen suppleres af personlige devices, som understøtter denne decentralisering af arbejdsstyrken. Det er devices der sætter folk i stand til at arbejde gnidningsfrit, når de vil, hvor de vil," siger Jeffrey Saunders. Dertil drives udviklingen af, at kommunikationsteknologien er blevet langt billigere, bedre og mere brugervenlig de senere år. Løsninger som Skype for Business har gjort videokonference tilgængeligt for alle i en acceptabel kvalitet, hvor det tidligere krævede bekostelige AV-rum og komplekse løsninger at føre en professionel videosamtale. Video- og telekonferencer var tidligere først og fremmest forbeholdt ledelsen. Nu kan alle være med via et videokamera på skrivebordet eller en laptop eller iPad hjemme fra dagligstuen.

Digitale møder skaber plads til vigtige møder 

Det betyder dog langtfra, at det personlige arbejdsmøde helt forsvinder, men det vil gradvist skifte karakter til at handle mere om at skabe personlige relationer end om at udveksle informationer, siger Anne Bøgh Fangel, organisation analyst hos Alexandra Instituttet, der forsker og rådgiver i samspillet mellem teknologi, arbejdspraksis og kontorindretning.    

"Ansigt til ansigt møder er nødvendige for at skabe personlige relationer. De forsvinder ikke. Men det er blevet hverdag i danske virksomheder, at man bruger Skype og videokonference til at klare mange møder og udveksling af information, som man tidligere afviklede ansigt til ansigt," siger Anne Bøgh Fangel.

Allerede nu er de store møderum i tilbagegang. De erstattes af mindre rum, hvor få medarbejdere kan holde en-til-en møder eller samles om en skærm til videokonferencer.
"Antallet af møder er steget markant, og hvis man vil undgå, at møderne kommer til at fylde for meget, er det vigtigt at være bevidst om, hvad man bruger dem til. Hvornår kan de klares telefonisk eller via video, og hvornår er man nødt til at mødes fysisk. Det er blevet nødvendigt at prioritere skarpere," siger Anne Bøgh Fangel.

Fra et ledelsessynspunkt er en af de helt store gevinster ved brugen af kommunikationsteknologi netop, at den frigiver tid og plads til at prioritere de møder, hvor det er essentielt at mødes ansigt til ansigt. En anden gevinst, som særligt gavner de store virksomheder med høj grad af internationalisering, er besparelser på rejsebudgettet. De store internationale virksomheder har derfor traditionelt været first-movers på området, og herfra har det bredt sig nedefter til et punkt, hvor mindre virksomheder i dag kan føle sig pressede til at implementere digitale kommunikationsløsninger for ikke at miste kunder og ordrer.

"Vi oplever ofte, at folk ringer og siger med lidt panik i stemmen, at de mister forretning, hvis de ikke får en videokonferenceløsning nu. Flere og flere store virksomheder stiller som direkte krav til deres kunder og samarbejdspartnere, at man skal kunne tale sammen via videokonference," fortæller Michael Jensen, salgsdirektør og partner hos AV-virksomheden Audio-Visuelt Centrum, der blandt andet leverer video- og telekonferenceløsninger til erhvervslivet. For større, anerkendte virksomheder er det blevet en absolut nødvendighed at have en videokonferenceløsning til rådighed i dag, siger Michael Jensen og tilføjer, at det for små og mellemstore virksomheder stadig oftest er praktiske overvejelser snarere end nødvendighed, der driver investeringer i ny kommunikationsteknologi.

"For de fleste handler det først og fremmest om tilgængelighed og om at frigøre resurser, som man ellers bruger på at arrangere og transportere sig til og fra møder. Og så handler det om at gøre alle i arbejdsnetværket - kunder, kollegaer, leverandører, samarbejdspartnere - lynhurtigt tilgængelige, så man kan komme hurtigt videre i stedet for at vente på et møde."

For fem år siden skulle der ofte tungere økonomiske argumenter på bordet for at få virksomhedschefer til at tage springet og investere i ny kommunikationsteknologi, men udviklingen i pris, kvalitet og brugervenlighed har vendt bøtten, siger Michael Jensen.

"Tidligere snakkede man måske om det og ville gerne, men fik ikke lagt en strategi og sat penge af til det. Og hvis man gjorde, syntes man tit, det var lidt for besværligt at bruge, og så fik man alligevel ikke udnyttet potentialet. Nu er professionelt udstyr faldet voldsomt i pris, og alle kan i princippet være med overalt og på alle devices, uanset om de er IT-smarte eller ej. På den led er der virkelig sket et kvantespring."

Se hvordan videokonferencelokaler medvirker til effektivisering hos denne institution.

Sådan kan dit mødelokale opgraderes med brugervenlig videokonference.

Denne artikel er sponsoreret af AVC

Siden 1960’erne har AVC gennem kontinuerlig innovation, dyb respekt for vore kunder, gennemtænkte installationer og effektiv service og support skabt et professionelt renommé som en stærk og troværdig samarbejdspartner inden for rådgivning, salg og servicering af professionelt AV-udstyr til den private og den offentlige sektor. Med disse artikler ønsker vi at vise, hvilke praktiske udfordringer moderne AV-løsninger kan løse og dermed lette hverdagens arbejdsrutiner. Du kan læse mere om AVC her

 

Følg
Jyllands-Posten
Annoncørbetalt indhold AVC

Ineffektive møder er en dyr affære for danske virksomheder

Studier viser, at stærkt stigende mødeaktivitet og tung AV-teknik presser virksomhedernes medarbejdere på effektiviteten og koster på bundlinjen. Vejen til bedre og mere effektive møder går gennem simplere men smartere teknologi.
Annoncørbetalt indhold AVC

Konferencebordet med i lommen

Mødet omkring konferencebordet afløses i stigende grad af video- og telekonferencer i takt med, at internationalisering, hjemmearbejdspladser og nye arbejdsformer gør det sværere at få mødekalenderne til at gå op.
Annoncørbetalt indhold AVC

Nettet flytter ind i murstenene

Internettet har for længst indtaget hvert hjørne af vores liv, næste bastion er de kommercielle bygninger. Intelligente bygninger vil i fremtiden sænke virksomheders forbrug af resurser og forbedre arbejdsmiljø og effektivitet - muligvis hele måden vi arbejder på.
Annoncørbetalt indhold AVC

Virksomheder konkurrerer på medarbejderes velvære

Underskud af højtuddannede og IT-specialister presser virksomhederne til at tænke kreativt for at tiltrække og holde på de bedste medarbejdere. Velvære og sundhed er blevet en topprioritet på ledelsesgangene.
Annoncørbetalt indhold AVC

Teknologien ændrer måden virksomheder kommunikerer på

Informationsskærme og digitale skilte har givet danske virksomheder et nyt sprog, når de skal snakke med kunder og medarbejdere. Den statiske envejskommunikation viger pladsen for løbende opdateret dynamisk indhold og informationer.
Annoncørbetalt indhold AVC

Vidensarbejdspladsen ændrer form og formål

Måden, vi arbejder på, er under hastig udvikling, og det afspejler sig også i måden, vi indretter vores arbejdspladser på. Flere og flere virksomheder sløjfer de store åbne kontorlandskaber og konferencerum for i stedet at fokusere på plads til fordybelse, intimt samarbejde og kommunikationsteknologi, når de skal indrette nye lokaler.

Jyllands-Posten anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og målrette annoncer. Når du fortsætter med at bruge websitet, accepterer du samtidig brugen af cookies. Læs mere om vores brug her