AVC

Ineffektive møder er en dyr affære for danske virksomheder

Studier viser, at stærkt stigende mødeaktivitet og tung AV-teknik presser virksomhedernes medarbejdere på effektiviteten og koster på bundlinjen. Vejen til bedre og mere effektive møder går gennem simplere men smartere teknologi.

Artiklen er leveret af

Møder er blevet det altdominerende omdrejningspunkt i moderne virksomhedsdrift, og mødeaktiviteten er eksploderet de senere år. Ledere og medarbejdere bruger i dag i gennemsnit 40 procent af deres tid – eller to arbejdsdage om ugen – i møder. Det gør forretningsmødet til den største værdiskabende faktor, men også til den suverænt største tidsrøver og potentielle akilleshæl. Ifølge Harward Business Review klager 65 procent af alle ledere over, at mødeaktivitet hindrer dem i at udfylde deres primære funktioner.

Kilde til irritation

Ifølge en undersøgelse foretaget af det videnskabelige tidsskrift sidste år, mener hele 71 procent tilmed, at møder ofte er uproduktive, ineffektive og et kæmpe tidsspild. Målt i tid er tidsforbruget på møder vokset med over 50 procent de seneste 20 år alene. Det er en vækst, mange virksomheder ikke ville have mulighed for at følge med i, havde det ikke været for moderne mødeteknologi såsom videotelefoni og smart præsentationsudstyr. Det har lagt låg over rejseaktiviteten og gjort det nemmere at formidle kompleks viden på letforståelig vis.

Men i takt med at teknologien har overtaget møderummet og er blevet mere kompleks, er den imidlertid også blevet den største enkeltstående kilde til irritation, tidsspilde og halvgjorte møder. Teknisk udstyr, der ikke fungerer, og medarbejdere, der ikke kan betjene udstyret, koster hvert år milliarder i spildtid, tabt effektivitet og i yderste konsekvens tabt omsætning. En markedsundersøgelse af analysefirmaet Dynamic Markets har påvist, at 88 procent af medarbejderne i mellemstore og store britiske virksomheder klager over problemer med det tekniske udstyr i møderummene, mens 69 procent har oplevet at få ødelagt en præsentation af problemer med udstyret.

AV-udstyr skal være nemt at bruge

Det er en virkelighed, som Bo Jordansen kan genkende. Han er salgschef hos Neets, der producerer AV-udstyr og i samarbejde med AV-virksomheden Audio-Visuelt Centrum leverer brugervenlige audiovisuelle løsninger til hovedsageligt virksomheder og uddannelsesinstitutioner.

”Når der skal indrettes mødelokaler, er det allervigtigste kriterium at tage udgangspunkt i brugerne og deres behov, så det ikke går galt, når de skal benytte teknologien,” siger Bo Jordansen.

”Teknologien kan være nok så moderne, men hvis brugerne har svært ved at betjene den, er den et problem, ikke en løsning, og så er det medarbejdernes værdifulde tid, der går væk fra virksomhedens kerneforretning. AV er noget, der bare skal fungere,” siger han.

Sådan har det ikke altid været. Men med den stigende mødeaktivitet og implementering af stadig mere komplekst AV-udstyr og kommunikationsløsninger, er der kommet et vendepunkt, hvor teknologien ikke bare skal være smart, men også enkel og nem at benytte, siger Bo Jordansen.

Ny men ubrugt teknologi

Det kan Jesper Britze nikke genkendende til fra sin hverdag som digitaliseringsdirektør for IT-organisationen i Hedeselskabet.

Hedeselskabet har i mere end 150 år stået for skovdrift, naturpleje, landskabs- og parkplanlægning og vedligeholdelse. I dag er det en mange grenet virksomhed, der foruden de gamle kerneydelser også opererer og leverer biogasanlæg og vedvarende energianlæg, samt rådgiver om grønne løsninger.

Siden Hedeselskabet for to år siden vedtog en ny digitaliseringsstrategi, er det gået stærkt med at implementere ny teknologi i alle hjørner af virksomheden. Til tider også en smule for stærkt, mener Jesper Britze, der af digitaliseringsprocessen har lært, at den mest avancerede teknologiske løsning ikke nødvendigvis klarer jobbet bedst.

”For nogen tid siden indrettede vi et nyt møderum i vores hovedsæde i Viborg, et teknisk dødlækkert og meget dyrt møderum. Men det viste sig, at brugerne ikke kunne eller ville bruge det,” fortæller Jesper Britze.

De havde for svært ved at betjene projektorer og videoudstyr. Rummet stod derfor halvtomt hen.

”Som eksperiment lavede vi et andet møderum, hvor vi tog udgangspunkt i den teknologi, som brugerne føler sig trygge ved. Det gav os et stort gennembrud,” fortæller han.

Smarte systemer sparer tid og penge

Ifølge de data som Hedeselskabet har samlet på udnyttelsen af deres møderum, har ændringen til mere brugervenlige løsninger, hvor den let tilgængelige Skype for Business teknologi står i centrum, medført en stigning i mødeaktivitet med eksterne deltagere over videoforbindelse på omkring 200 procent.

Det endegyldige bevis på, at tilgangen var den rigtige, fik Jesper Britze, da han talte med en af Hedeselskabets mest travle nøglemedarbejdere, en rådgivende miljøingeniør. Han sagde: ”Tidligere når jeg holdt videomøder startede jeg en halv time tidligere for at starte alting op og sikre mig, at alt virkede. Nu går jeg bare ind, og så funker det. Jeg kan fakturere en hel dag mere om måneden af den grund alene.”

Erfaringerne tog Jesper Britze med videre, da datterselskabet Orbicon for nylig indtog sit nye domicil i Høje Taastrup og skulle indrette 28 møderum.

”Da beslutningen skulle træffes omkring indretningen af møderum, overrulede jeg som CDO datterselskabet,” siger Jesper Britze.

Løsningen blev en indretning med brugervenlige, smarte AV- og kommunikationsløsninger. Orbicon har siden oplevet en ’væsentlig’ stigning i mødedeltagelsen og aktiviteten, hvilket igen viser sig i højere effektivitet.

”Vi kan se nogle steder i Hedeselskabet, at den forbedrede mødeaktivitet og frekvens har en positiv indvirkning på både top- og bundlinje,” siger han. En anden og nok så vigtig sideeffekt er, at IT samtidig sparer kræfter på vedligeholdelse og hjælp til rådløse kollegaer.

Ifølge Dynamic Markets’ britiske undersøgelse skyldes 62 procent af alle problemer med mødeteknikken utålmodige brugere, der ikke kan betjene udstyret korrekt. Det betyder, at i snit hvert femte møde ender med at gå over den planlagte tid. Arbejdet med at hjælpe med møderumsteknikken æder alene 10 procent af britiske IT-manageres tid hvert år, tid der går fra vigtige digitaliseringstiltag og IT-projekter.

AV-udstyr tænder ved bevægelse

”Det er vores oplevelse, at det er en stor lettelse for IT-afdelingen, når brugerne kan udnytte møderummenes faciliteter uden at bede om hjælp,” siger Bo Jordansen fra Neets.

Netop derfor er Neets rent teknologisk gået skridtet videre og har lavet en løsning, hvor man ved hjælp af en bevægelsessensor i mødelokalet giver brugerne en god oplevelse, hvor de ikke ender med at bruge unødig tid på AV-udstyret. Sensorer aktiverer lys og skærm, i det øjeblik en bruger træder ind i lokalet. Efterfølgende kommer der en guide frem på skærmen, som viser brugerne hvordan de kobler deres laptop til for at starte deres præsentation. Når lokalet er tomt, slukkes AV-udstyret automatisk, og systemet kan kontrolleres og overvåges centralt fra IT-afdelingen.

”Ved at måle rummets performance kan de optimere brugen af lokalerne, de kan måle længden af individuelle Skype-møder og meget nøjagtig se, hvordan belægningen er på hvert rum,” fortæller Bo Jordansen.

Neets, og deres samarbejdspartner gennem de sidste 20 år AV-virksomheden Audio•Visuelt Centrum, har leveret utallige mødelokaler til såvel danske virksomheder som institutioner og begge parter er overbeviste om, at fremtiden for det professionelle møde går gennem sensorteknologi og dataanalyse – for virksomhederne og IT-cheferne. Ikke for brugerne. De skal nemlig have hænderne fri til det vigtigste. At skabe værdi for de respektive virksomheder.

Læs mere her:

Welcome To The Room, sådan holder du fokus på din præsentation.

Flip dialogen! Se hvordan digital deling gør en ende på den gamle flipover.

Foren lyd, stil og kvalitet – en enkel måde at bringe dit budskab til live på.

Her kan du hente kompetent rådgivning og vejledning omkring dit AV-projekt.

 

Denne artikel er sponsoreret af AVC

Siden 1960’erne har AVC gennem kontinuerlig innovation, dyb respekt for vore kunder, gennemtænkte installationer og effektiv service og support skabt et professionelt renommé som en stærk og troværdig samarbejdspartner inden for rådgivning, salg og servicering af professionelt AV-udstyr til den private og den offentlige sektor. Med disse artikler ønsker vi at vise, hvilke praktiske udfordringer moderne AV-løsninger kan løse og dermed lette hverdagens arbejdsrutiner. Du kan læse mere om AVC her

 

Følg
Jyllands-Posten
Annoncørbetalt indhold AVC

Læser hackerne chefens powerpoint-præsentation?

Konferencesystemer er et overset sikkerhedsområde. Når topchefen forbinder sin laptop med konferenceudstyret og præsenterer firmaets spritnye strategi og hemmelige budgetter på storskærmen, åbner han måske også for, at hackere kan læse med.
Annoncørbetalt indhold AVC

Ineffektive møder er en dyr affære for danske virksomheder

Studier viser, at stærkt stigende mødeaktivitet og tung AV-teknik presser virksomhedernes medarbejdere på effektiviteten og koster på bundlinjen. Vejen til bedre og mere effektive møder går gennem simplere men smartere teknologi.
Annoncørbetalt indhold AVC

Konferencebordet med i lommen

Mødet omkring konferencebordet afløses i stigende grad af video- og telekonferencer i takt med, at internationalisering, hjemmearbejdspladser og nye arbejdsformer gør det sværere at få mødekalenderne til at gå op.
Annoncørbetalt indhold AVC

Nettet flytter ind i murstenene

Internettet har for længst indtaget hvert hjørne af vores liv, næste bastion er de kommercielle bygninger. Intelligente bygninger vil i fremtiden sænke virksomheders forbrug af resurser og forbedre arbejdsmiljø og effektivitet - muligvis hele måden vi arbejder på.
Annoncørbetalt indhold AVC

Virksomheder konkurrerer på medarbejderes velvære

Underskud af højtuddannede og IT-specialister presser virksomhederne til at tænke kreativt for at tiltrække og holde på de bedste medarbejdere. Velvære og sundhed er blevet en topprioritet på ledelsesgangene.
Annoncørbetalt indhold AVC

Teknologien ændrer måden virksomheder kommunikerer på

Informationsskærme og digitale skilte har givet danske virksomheder et nyt sprog, når de skal snakke med kunder og medarbejdere. Den statiske envejskommunikation viger pladsen for løbende opdateret dynamisk indhold og informationer.
Annoncørbetalt indhold AVC

Vidensarbejdspladsen ændrer form og formål

Måden, vi arbejder på, er under hastig udvikling, og det afspejler sig også i måden, vi indretter vores arbejdspladser på. Flere og flere virksomheder sløjfer de store åbne kontorlandskaber og konferencerum for i stedet at fokusere på plads til fordybelse, intimt samarbejde og kommunikationsteknologi, når de skal indrette nye lokaler.

Jyllands-Posten anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og målrette annoncer. Når du fortsætter med at bruge websitet, accepterer du samtidig brugen af cookies. Læs mere om vores brug her